第八章 秘书参谋辅助与信息工作

　　(一)环境条件变化的信息获取与利用

　　1.(1)环境条件变化的特征信息的含义;主要指的是这次环境变化主要体现在哪些方面，变化前与变化后有哪些不同，本次环境与以前的环境变化有哪些区别，哪些联系。

　　(2)环境条件变化的发展趋向信息的含义;一是指组织运营的环境尚未发生明显的变化，但已经酝酿着某种变化，或者已经具有某种变化的征兆和动因，即将出现变化时，预计可能发生向何种方向变化的信息。二是指已经出现刚刚发生的变化，预计变化发展的总体方向、总体趋势和整体变化程度方面的信息。三是指其他国家、其他地区，其他单位在某种情况下、某个阶段发生的变化和影响，类比本单位、本地区的类似情况，类似阶段，分析可能出现的变化，获取参考，借鉴信息。

　　(3)环境变化的影响信息的含义。主要指的是环境发生的变化，对组织运转的诸要素已经产生或将要产生哪些方面的影响，影响的程度如何，可能出现哪些后果等。

　　2.(1)利用环境变化特征信息的要领;

　　①秘书人员必须深入实际，注重调查，客观分析，决不能唯书、唯上或仅凭主观臆断，更不能带有个人的目的、只有实事求是，科学分析，才能认识真相，把握规律，充分的发挥参谋作用。

　　②秘书人员既要协助领导避免主观片面性，又要时刻提醒自己，不要犯主观片面的失误。

　　③秘书人员分析处理信息，提供可行方案，既要敏捷迅速，又要正确可靠。

　　(2)利用环境发展趋向信息的要领及操作方法。 在实践中，秘书人员要准确客观地捕捉环境发展趋向信息。其一，环境发展趋向信息，并不是像一般表象信息那样直露地存在于社会环境中，而是深层次地隐藏在各种表象之下的推动环境变化的综合性动因及发展方向的信息;其二，环境发展趋向信息往往被一些假象所掩盖，若不能透过种种假象，抓住本质，就很难把握环境发展趋向;其三，环境发展趋向信息并不是静态地存在，而是在变化的环境诸要素中动态地流动，而且变化流动的速率是惊人的，稍有迟疑，这种趋向信息已变成了环境变化的事实。

　　3.(1)秘书人员运用环境条件变化的特征信息发挥参谋作用; 秘书人员一方面要以有效的信息资料，协助领导者尽快地完成适变的方案;另一方面，要将自己运筹设计的建议方案，提供给领导参考、选择，为领导者进行科学服务。 秘书人员必须尽力地辅助领导，分析处理信息，提供可行方案，既要敏捷迅速，又要正确可靠，只有这样，才能称得上尽职尽责的参谋助手。

　　(2)秘书人员运用环境条件变化的趋向信息发挥参谋作用。 一是要善于综合信息，要从各要素表象信息的全面分析处理中善于鉴别各种表象的真伪、虚实、主次，从事物发展的规律性和特征入手，抓住环境变化的本质。二是将及时收集的信息资料，既要做精细、周密、全面、深入的分析研究，又要作敏捷、快速、准确的处理和提供利用。 只要秘书人员在信息处理实践中勤于学习，勇于探求，积累经验，运用科学的方法，就能准确、迅速地把握住环境发展趋向信息，为领导决策提供高质量的服务。

　　(二)环境条件变化中要素分析信息

　　1.(1)环境变化中优势信息的内容; 一是指组织资源占有、配置各要素中原有的优势，在新的形势下更为有利，将取得更大发展的信息。 二是指组织结构、功能方面的优势在新的环境发展变化中将获得更好的条件，顺应环境的发展，组织结构功能方面的优势将发挥更大的潜能。 三是指在组织的资源、资源配置及结构功能诸要素中，有些因素原来并未显示出优势，有的甚至处于劣势，但在新的环境发展变化的影响下，这些原来不具优势的因素得到了得天独厚的发展条件，迅速地向优势转化。 四是指随着组织的相互影响，产生了一些因素。这些相关因素或存在于组织内部或存在于组织环境中，它们以新的活力对组织产生着积极的影响。

　　(2)环境变化中的劣势信息的含义;在环境变化中，往往会出现一些不利于组织生存发展的因素，这些因素若控制不住，调控不当，就会对组织生存发展造成障碍。这方面因素的信息即环境变化中的劣势信息。

　　2.(1)环境信息中机遇与风险的把握; 在实践中，机遇不是对任何人都能产生创造性的启发或突破性发展机会的。机遇只能使那些具有不断探求精神的人得到实惠。秘书人员在环境变化中，不仅要对组织与环境不断变化的各相关因素进行认真的观察分析，而且要锲而不舍地研究其相互的关系和联系，探求其中的特征规律，这样就可以从中发现某些有利于组织发展的机遇信息。 秘书人员通过对风险诸方面信息的了解和把握，协助领导制定看雨风险的对策，面对可能发生的各类风险，秘书人员要慎重对待，保持冷静，不予重视或惊慌失措都是不可取的。

　　(2)环境变化中优势信息的内涵;见(二)1.(1)。

　　(3)环境变化中劣势信息的内涵。 在实践中，酿成劣势信息有以下几种原因： 一是组织在资源占有和资源配置上原来就存在不足和弱点，在新的环境条件下，这种不足和弱点显得更为严重，可能酿成影响组织发展的主要问题和主要矛盾。 二是组织原有的功能结构中，已出现了与环境变化和形势发展不协调或不相容之处，若不及时发现并妥善处理，很可能酿成组织运转的严重危机。 三是组织运转的诸要素中，原来并非劣势要素，甚至是优势的要素，受环境变化的影响，正在或将要迅速变为劣势。 四是在环境变化中，会产生一些不利于组织发展的因素。

　　3.(1)机遇信息的发现与处理; 机遇常指那些偶然的、意外获得的、对解决某个问题有启发作用，或对组织发展提供良好时机和条件的发现和场合。 在实践中，机遇不是对任何人都能产生创造性的启发或突破性发展机会的。机遇只能使那些具有不断探求精神的人得到实惠。 在实践中，捕捉机遇信息往往需要从新的视角观察事物的发展变化，用新的思路思考各种问题。

　　(2)风险信息的处理与应用。 秘书人员在收集处理信息的工作中，要格外认真慎重对待风险信息。一是要及时准确发现各类风险发生的可能性及其影响面;二是要把握风险出现的时间和强度;三是要抓住风险的特征。 秘书人员慎重、冷静、准确地处理风险信息，提出低于风险的参谋建议，是作为领导参谋助手的应尽之责。

　　4.利用环境变化信息发挥应变参谋作用。 适变中除了要抓住环境变化的特征、影响和趋向等方面的信息外，特别要将环境的变化因素与组织功能、结构和运转中的相关因素及其已经发生或即将发生的变化紧密的联系起来，具体深入的分析研究组织功能、结构在新的形势下优势劣势的变化，以及变化总可能出现的机遇和风险。

　　(1)优势信息的获取与利用。

　　(2)劣势信息的处理。必须密切进行跟踪观察分析，确认其转化趋势后，立即向领导提出参谋建议。

　　(3)机遇信息的发现和处理。秘书人员在环境变化中，不仅对组合和环境中不断变化的各相关因素进行认真的观察分析，而且要锲而不舍的演讲其相互的关系和联系，探求其中的特征规律。

　　(4) 风险信息的处理和利用。