第五章 管理信息的存贮与利用

　　(一)信息存贮的意义

　　1.(1)信息存贮的含义;是指将有查考价值的文件、图像、数据、统计报表、档案资料的等信息，输入电子计算机终端设备，存放起来，以备随时调出使用。简单的说，就是建立信息库。

　　(2)信息库存贮的特征。

　　①原始依据性;

　　②咨询性;

　　③可收藏性。

　　2.信息存贮的重要意义。

　　(1)有利于增大信息资源的拥有量。

　　(2)有利于集中管理信息资料。

　　(3)有利于开发高层次的管理信息。

　　(4)有利于充分利用信息资源，提高管理工作的效率。

　　(二)信息存贮的要求 认真筛选，要有价值。 方便利用，科学系统。主要应做到集中化;有序化;科学化;实用性。 存贮手段逐步实现现在化。

　　(三)信息存贮的方法

　　1.(1)信息存贮的主要方法;

　　①传统存贮法;

　　②计算机存贮法。

　　(2)信息资料编码;常称为编号，又叫编排目录，就是用统一的符号或代码替代各式各样的信息资料。

　　(3)顺序编码法;就是只用一个标准对信息资料进行顺序排列编码的方法。

　　(4)分类编码法;即首先对入藏的信息资料进行分类，并对每一类编以号码，一般用字母号码，然后对各种资料用素质编码。

　　(5)区间编码法;这是以一定的数字来表示某一类信息资料的方法。

　　(6)十进制编码法。它是利用阿拉伯数字的十进位数，按后继数字来分别信息资料的大小类，进行单独的编码。

　　2.(1)信息存贮的主要步骤; 信息存贮的准备。 信息资料的登记。 信息资料的编码。 信息资料的存放排列。

　　(2)信息存贮准备的主要因素;

　　①存贮的物理介质;

　　②存贮的物质条件;

　　③存贮的保密性能;

　　④设计好合理的存贮程序，避免繁琐，杂乱;

　　⑤信息资料的积累准备。

　　(3)信息资料的编码原则。

　　①逻辑性原则。

　　②简便性原则。

　　③通用性原则。

　　④扩展性原则。

　　3.(1)信息存贮的基本要求; 对存贮的信息资料，应当定期或不定期地进行清查，及时发现缺点和问题，予以弥补和调整，保证信息资料的完整、有序和安全。随着时间的推移，还要不断剔除已经失去保存价值的信息资料，使存贮的信息资料更具有使用价值。

　　(2)信息资料存放的主要方法。

　　①按登记的编码顺序排列。一是以信息资料的登记号为排列标志，依顺序存放;二是以信息资料的分类号为排列标志，依顺序存放。

　　②按信息资料的来源排列。可以按照正式渠道信息和非正式渠道信息、组织内部信息和组织外部信息等交互分类后规定一定顺序来进行存放。

　　③按信息资料的内容排列。

　　④按信息资料的形式排列。